Onboarding páru po podpisu smlouvy: checklist, který zachrání svatbu

Vím, jak to vypadá. Páry podepíšou smlouvu, zaplatí zálohu, a pak už od nich slyšíte jen když něco táhne: “Kde jsou ty fotky z obhlídky?” nebo “Zapomnuli jsme, jaký je prostor toalety?”

Ten tlak v poslednách 4 týdnech před svatbou není náhoda. Je to výsledek špatného onboardingu hned po podpisu.

Budu konkrétní. Naplánuji vám přesnou sekvenci toho, co se musí stát mezi podpisem smlouvy a prvním společným schůzkou v sále (ideálně 1–3 týdny po podpisu).

Prvních 48 hodin: “Vítejte v rodině”

Hned v pátek nebo v pondělí po podpisu odešlete welcome email. Nebude to komerční: nebude tam seznam služeb ani foto sálu. Bude tam toto:

1. Potvrzení data a času. Věta: “Vaše svatba je potvrzena na [den, čas]. Máme vás v kalendáři.”
2. Jméno jedné osoby v týmu. “Vaší kontaktní osobou budu já, [jméno]. Odpovídám na telefon v úterý–čtvrtek mezi 9–16:30.”
3. Checklist příštích kroků. Např.: “Domů vám chází zápis smlouvy. V příštím emailu (středa) si domluvíme prohlídku sálu. Připravte si fotky z tematických svateb, které se vám líbí.”
4. Telefonní číslo. Ne emailová adresa na firmu – přímé číslo. “Volat можете vždy.”

To zaberou 10 minut na email a 0 minut na organizaci. Ale páry přestanou žvaniť “kam se nám ozval?”

Týden 1–2: Prohlídka sálu

Objednejte si je na konkrétní čas, ne na “někdy v příštích dvou týdnech”. Nejlépe ve stejný den v týdnu jako bude jejich svatba. Jestli se berou v pátek, pohlídejte je v pátek. Uvidí, jak to vypadá, když je sál v pátečním režimu.

Během prohlídky:

• Fotografujete páry. Stojí pod obloukem, v sále, u stolu. Ty fotky later poletí na Instagram s tagem “Právě se nám oženili!” a páry se z toho zbláznily (ono je to free PR, a páry samy posílají kamarádům).
• Dáte jim papír s rozměry a obsazením. Konkrétní čísla: “Sál je 100 m², délka 20 m, šířka 5 m. Sedí sem 80 lidí v U-tvaru, 120 v řadách.”
• Vypracujete s nimi plán obsazení. Ne celý deň – jen obrys. Kde budou fotografi. Kde vstup. Kde DJ. Zbytek řešíte později.

Na konci prohlídky je předáte checklist sjednavele, kterém musí do týdne vyplnit:

Checklist zjednavele:
- Počet hostů (finální odhad)
- Seznám osoby pro koordinaci (nevěsta/ženich/mamka)
- Menu (pokud vybírají z naší nabídky)
- Parkování: kolik aut bude?
- Mohou kouřit venku? (ano/ne → pak má kouřírnu)
- Budou si vozit DJ/fotografa nebo najímají naše?

Dáte mu rok života. Opravdu. Prostě to neví.

Týden 3–4: Plán detailů

Pošlete je do skupiny na Messengeru nebo WhatsAppu (ať není vše jen v emailu). Tam budete postovat:

• Fotky ze sálu v tom období, kde se bude konat jejich svatba (florals, dekorace, nálada). Páry přestanou nervózněět, vidí, co se děje.
• Checklist 2 měsíce dopředu: “Do dvou měsíců máme hotovo: jídlo, pití, hudbu, fotografii. Co zbyv?”
• Otázku na skupinu: “Máte nějaké alergie? Máme třeba 2 lidi na gluten, 1 na oříšky – správno?”

V týdnu 3 si to s nimi volejte. Ne Zoom – telefonicky. 20 minut: detaily. Pak ví, že nejste jen automat.

Měsíc 3–4: Střední kontrola

Zde začínajou detaily. Pošlete jim odkaz na interaktivní floor plan, kde vidí, jak to bude vypadat:

• Kudy půjdou (vchod → židle nevěsty → sál).
• Kde je toaleta.
• Kde je bar (pokud je).
• Jak se budou pohybovat během příjímacího rituálu.

Také získáte zpátky:

• Barvu dekorace.
• Počet osob na stůl (aby se na stoly vejšli).
• Speciální požadavky (např. “chceme projít skrz kuchyní”).

Měsíc 5–6: Technické dry-run

Zavolejte si je znovu. “Teď víme, jaké bude jídlo, jak se bude místnost zdobit. Pojďte si to s námi prochodit.”

Fyzicky si vezměte vzorek stolů, židlí a dekorace, kterou budou mít. Někdy jsou páry nešokované, dokud to nevidí. Pak: “Tenhle stůl je příliš malý! Osm lidí se nevejde!” – a máte měsíc na opravu.

Také si vyřešte věci, které v květnech v panice řešit nebudete:

• Kde se převlékají (může být v pokoji, v cizím kůži nebo v autě – zařídit teď).
• Jak se dostanou hosté na sál (parkování, navštěv).
• Jaký je plán, když prší (plátna, přestup, jiná místnost).

Poslední měsíc: Jen potvrzování

Teď už jen:

• 1 email za 7 dní: “Toto je Váš finální plán. Jsou tam chyby?”
• 1 email 3 dny před: “Zítra v 15:00 vám zavoláme, aby sme si potvrdili poslední detaily.”
• Telefonát den před: “Všechno je připravené. Kdy přijdete ráno?”

Jak to automatizovat

Svatbio vám to všechno zahlídne v takovém workflow nebo automatickém emailu – ale checklist je tento:

Po podpisu:
✓ Welcome email (48h)
✓ Objednání prohlídky (1 týden)
✓ Checklist zjednavele (2 týdny)
✓ Messenger/WhatsApp group (2–3 týdny)
✓ Telefonát (měsíc 2)
✓ Floor plan (měsíc 3)
✓ Dry-run s vzorky (měsíc 5)
✓ Finální potvrzení (měsíc 11 a 12)

Dělají to tak všichni tops operátoři. Není to geniální – je to prostě systematické. A když jsou páry systematicky zapojené, nepanikařit a nenáhodně objevují věci, které se měly vyřešit dříve.

Jedna věc, kterou si firmy često neuvědomují: onboarding není o informaci; je o emoci. Páry jsou nervózní. Chcete, aby věděly, že nejste sami o tom a že všechno bude v pořádku. A jak to poznají? Když vidí, že to máte připravené, až rok dopředu.

← Zpět na všechny články